Любое отправление должно своевременно доходить до адресата, только в этом случае можно говорить о надежности доставки. Это особенно актуально для документов. Их неполучение в срок может привести к срыву важных сделок или даже судебному разбирательству. В данной ситуации необходимо иметь доказательства того, что были предприняты все возможные меры для своевременного получения документов контрагентом. Рассмотрим, каким способом целесообразно отправлять корреспонденцию при тех или иных обстоятельствах.
Регламент обмена документацией зафиксирован в договоре
Если порядок обмена корреспонденцией определен в контракте или ином соглашении, его необходимо соблюдать с учетом следующих правил:
- использование только согласованного варианта пересылки документов;
- соблюдение сроков отправки, определенных в договоре;
- пересылка документов по реквизитам (включая электронную почту), зафиксированным в договоре.
При этом никто не запрещает для дополнительной страховки продублировать отправку корреспонденции одним или несколькими дополнительными способами. Например, в договоре предусмотрены варианты по e-mail или с помощью электронного документооборота, но можно дополнить их курьерской доставкой (это один из самых удобных и надежных способов) или пересылкой по почте. Целесообразно составить сопроводительное письмо с просьбой к контрагенту подтвердить получение корреспонденции.
Контрагент находится в другом городе или отдаленном регионе
В данной ситуации удобно отправлять документы почтой или курьерской службой. Оптимальный вариант — с уведомлением о вручении и описью вложения. В этом случае:
- опись официально подтверждает содержимое письма и является юридически значимым аргументом в спорных ситуациях и при судебных разбирательствах;
- уведомление о вручении будет возвращено отправителю корреспонденции с подписью контрагента, подтверждающей получение документов.
Стоимость ценного письма выше по сравнению с обычным. Но в случае его утери компания будет обязана компенсировать отправителю расходы и убытки. То же самое касается ситуаций, когда письмо доставляется несвоевременно или в поврежденном виде. При этом сумма компенсации соответствует объявленной ценности письма, указанной отправителем.
Документы должны высылаться на почтовый адрес получателя, указанный в договоре. В качестве альтернативы можно использовать реквизиты контрагента, указанные в ЕГРИП/ЕГРЮЛ. Если они не совпадают с указанным в договоре адресом, отправляйте корреспонденцию на каждый из них.
Получатель находится в этом же городе
В данном случае самым быстрым, удобным и надежным вариантом также является курьерская доставка. Действуйте следующим образом:
- найдите компанию с безупречной репутацией и большим опытом работы в данной сфере;
- составьте опись для подтверждения содержимого;
- заранее позаботьтесь о том, чтобы получить письменное подтверждение доставки с подписью получателя;
- за безопасность беспокоиться не стоит - курьерские компании гарантируют конфиденциальность всех отправлений, предоставляя специальные конверты, которые невозможно незаметно вскрыть.
Контрагент находится в этом же или соседнем здании
Самый простой, быстрый и дешевый вариант — отнести корреспонденцию лично или поручить это своему сотруднику. При этом документы должны быть подготовлены в двух экземплярах (по одному для себя и контрагента). На экземпляре, который остается у вас, необходима отметка контрагента о получении.
Отметка должна включать дату доставки, подпись уполномоченного сотрудника, его должность и Ф. И. О., а также печать компании-получателя. Если контрагент использует регистрацию входящей корреспонденции, необходим также входящий номер.
